Politiques de Malvern

Politique d'assiduité

Objectif

Fournir des règles claires et des procédures solides concernant la présence de tous les étudiants de Malvern House et souligner les exigences et les conditions de l'UKVI pour les étudiants titulaires d'un visa concernant leur séjour au Royaume-Uni.

Politique

Les élèves de Malvern House sont tenus d'assister à tous leurs cours.

Toute absence ne devrait normalement avoir lieu que pour cause de maladie ou de vacances. Il incombe à l'étudiant d'informer l'école de toute maladie ou autre motif d'absence.

Pourcentage d'assiduité :

Toutefois, il est reconnu qu'il peut arriver que les élèves ne soient pas en mesure de se rendre à l'école pour d'autres raisons personnelles.

Présence acceptable - Malvern House s'attend à ce qu'au moins 80% soient présents en tant qu'observateurs. pourcentage minimum d'assiduité. Cependant :
Présence inférieure à 83% - Ceux qui tombent à un niveau inférieur à 83% seront contactés en conséquence avec un "avertissement informel" - par e-mail/texte et/ou face à face - par Malvern House et informés que nous sommes préoccupés par leur assiduité. Une amélioration de l'assiduité sera demandée.
Présence inférieure à 80% - Les élèves seront "tenus" d'améliorer leur assiduité. Ils se verront attribuer un 'avertissement verbal qu'ils doit améliorent leur assiduité et sont informés par e-mail/texte et/ou face à face que cette information sera conservée dans leur dossier.
Si l'assiduité ne s'améliore pas au cours de la semaine mais continue à baisser depuis l'avertissement verbal - un premier avertissement écrit formel est émis et envoyé à l'élève par courriel, par SMS ou par d'autres moyens de messagerie. Un rendez-vous est pris pour discuter de l'assiduité de l'élève avec le directeur de l'école ou le directeur des études/responsable académique. Ces mesures sont consignées dans le dossier de l'élève.
Si le taux de fréquentation est inférieur à 80% et qu'il continue à baisser depuis leur 1^st avertissement écrit - Les étudiants recevront un 2^nd Avertissement écrit et se verra proposer un autre rendez-vous avec le directeur de l'école ou le directeur des études/responsable académique pour discuter des absences non autorisées. Cet avertissement sera ajouté à son dossier et son agent/parent pourra être contacté pour l'informer que l'élève a reçu son dernier avertissement. Il recevra également un Accord de participation par le directeur de l'école ou le directeur des études/responsable académique. Il lui sera expliqué les conditions de son cours et la politique d'assiduité. Ces mesures sont consignées dans le dossier de l'élève. Si un élève continue à ne pas se présenter à l'école sans autorisation, il peut être expulsé de l'école. L'étudiant sera informé que les étudiants renvoyés ne seront pas remboursés. Si l'étudiant est un "Visa Student", il sera informé que Malvern House a pour protocole de retirer le parrainage de son Visa - et de contacter l'UKVI pour l'en informer - avec tous les Visa Students expulsés.

Absences non autorisées sans notification :

1^st Absence de jour : Les élèves sont tenus d'informer l'école de leur absence ou de nous contacter s'ils sont malades ou s'ils ne peuvent pas venir à l'école ce jour-là (les élèves doivent nous contacter le jour même et ne pas attendre leur retour à l'école pour le faire). L'élève absent doit téléphoner à la réception avant 09h00 (cours du matin) ou avant 13h00 (cours de l'après-midi).

S'ils ne nous préviennent pas à l'avance ou s'ils ne nous contactent pas pour nous informer qu'ils ne peuvent pas venir le jour où ils sont en congé, nous ferons le point avec eux à leur retour et nous leur rappellerons qu'il s'agit d'une obligation. Une note sera inscrite dans le dossier de l'élève pour indiquer que cette obligation lui a été rappelée.

Tout élève dont l'assiduité est inférieure à 80% recevra également un avertissement verbal à son retour à l'école. Cet avertissement sera inscrit dans le dossier de l'élève.

Tout élève de moins de 18 ans absent sera traité comme un problème de sauvegarde et tous les efforts seront faits pour le contacter, y compris les parents, l'agent ou le chef de groupe, si nécessaire. Enfin, si nous ne pouvons pas contacter un élève de moins de 18 ans le jour de son absence, la police sera informée.

2^nd Absence de jour : Nous contacterons l'élève pour connaître les raisons de son absence. Si le contact est fructueux, l'élève sera informé de la nécessité de nous prévenir en cas d'absence. S'il est malade, il sera informé que s'il doit rester malade un jour de plus, il doit prendre des dispositions pour consulter un médecin britannique et nous fournir un certificat médical. Ils seront aidés dans cette démarche si nécessaire. Cette discussion sera consignée dans leur dossier.

Tout étudiant dont l'assiduité est inférieure à 80% recevra également un premier avertissement écrit. Cet avertissement sera inscrit dans son dossier.

3^rd Absence d'un jour : 3 jours consécutifs d'absence non autorisée entraîneront la radiation de l'élève du registre de classe et il ne sera pas autorisé à entrer en classe tant qu'il n'aura pas contacté la réception à son retour.

Une réunion d'évaluation de l'assiduité avec le directeur de l'école ou le directeur des études/gestionnaire académique sera programmée si nécessaire et l'équipe académique sera informée en conséquence.
L'élève sera réintégré en classe immédiatement après avoir eu son rendez-vous et recevra un laissez-passer qu'il devra remettre à l'enseignant.
Le laissez-passer informera l'enseignant que l'élève a été suspendu : "Enseignant : Cet élève revient dans votre classe après avoir été suspendu en raison d'absences non autorisées. Veuillez vous assurer que l'élève est informé de l'impact de son absence sur ses progrès scolaires et qu'il reçoit des conseils sur le travail qu'il a manqué et sur ses progrès en général."

Dans tous les cas, après trois absences consécutives, un courriel officiel sera envoyé à l'étudiant et une note à ce sujet sera laissée sur le profil de l'étudiant. Il sera conseillé à l'étudiant de se réinscrire immédiatement à la réception.

Ponctualité :

Tous les étudiants (quel que soit le type de visa) sont tenus d'arriver à l'heure à tous les cours. Les enseignants sont tenus de fixer des normes en matière de respect de l'horaire. Les enseignants de Malvern House ont l'obligation contractuelle de contrôler les performances des élèves, leur assiduité et leur ponctualité.

Les élèves peuvent prétendre avoir des excuses valables pour des retards répétés. Malvern House n'accepte aucune raison pour justifier des retards répétés. L'école offre une flexibilité horaire dans la mesure du possible afin de permettre aux élèves de changer d'heure de début de cours si nécessaire. L'équipe chargée de la conformité publiera également des rapports qui identifieront les élèves qui ne respectent pas les horaires et des réunions seront organisées avec eux afin d'aborder la question et d'apporter des améliorations.

Si un élève est constamment en retard (3 fois par semaine ou plus), l'enseignant doit le signaler à l'équipe académique. Des réunions de conformité sont organisées pour tous les élèves signalés par l'équipe académique.

Marque de retard :

Tout élève arrivant après l'heure de début des cours sera noté "en retard".
Tout élève qui arrive avec plus de 15 minutes de retard ne peut être admis en classe qu'après la pause.

Maladie :

Si les élèves sont malades, ils doivent informer la réception par téléphone/mail le jour même de leur maladie, avant 09h00 pour les cours du matin et avant 13h00 pour les cours de l'après-midi. Cela sera considéré comme une absence autorisée. En cas d'absence de 3 jours ou plus, un certificat médical doit être fourni. Si un élève s'absente de la classe sans certificat médical, il sera radié de son registre de classe pour cause d'absence et devra se réinscrire à la réception.

Vacances :

Les réductions ou extensions de frais ne s'appliquent pas lorsqu'un cours comprend un jour férié pendant lequel l'école est fermée. L'école ferme normalement pour la période de Noël et du Nouvel An pendant 7 à 10 jours. Les étudiants ayant droit à des vacances doivent utiliser leur allocation de vacances

Visa Étudiants suivant des cours de base : ne peuvent pas prendre de vacances pendant la période de référence.

Les étudiants en langue anglaise : peut réserver des vacances à prendre si un cours est à temps plein et dure plus de 8 semaines. Les vacances doivent être réservées une semaine à l'avance et pour une semaine complète commençant un lundi. Toute exception doit être autorisée par le responsable des services aux étudiants, le directeur de l'école ou le directeur des études/responsable académique.

Les absences de l'école ne peuvent pas être converties en vacances.

Les étudiants doivent planifier soigneusement leurs vacances, car les changements et les annulations peuvent entraîner des frais administratifs.

Le tableau suivant détaille le nombre maximum de jours de congés autorisés (par semaine d'études rémunérée) :

Jusqu'à 7 semaines : pas de vacances
8 - 11 semaines : 1 semaine de vacances
12 - 17 semaines : 2 semaines de vacances
18 - 23 semaines : 3 semaines de vacances
24 - 29 semaines : 4 semaines de vacances
30 - 35 semaines : 6 semaines de vacances
36 - 39 semaines : 8 semaines de vacances
40 semaines ou plus : 12 semaines de vacances

Certificat de fin d'études :

L'école ne délivrera un "certificat de présence" aux étudiants EFL que si l'assiduité et les performances ont été maintenues et si l'étudiant a suivi le minimum de 80% du cours.

Lettres de l'école :

Un étudiant qui demande une lettre de l'école et dont l'assiduité n'est pas satisfaisante verra la lettre demandée conservée par le chef de l'équipe d'accueil, qui remettra personnellement la lettre à l'étudiant après lui avoir rappelé ses obligations et les règles en matière d'immigration. La carte d'étudiant (Oyster) des transports londoniens sera également mise en attente si l'assiduité de l'étudiant n'est pas satisfaisante.

Procédure

Les présences quotidiennes sont enregistrées par les tuteurs et téléchargées quotidiennement dans le système de gestion CLASS* Malvern House gère un rapport de présence quotidien et les actions décrites dans cette politique sont dictées par les informations contenues dans le rapport.

(* Conformément à la politique de sauvegarde de Malvern House, lorsque l'étudiant est âgé de moins de 18 ans, le tuteur est tenu de signaler immédiatement l'absence au service des étudiants et/ou au directeur des études/responsable académique (NCUK)).

Étudiants rapporteurs : Lorsqu'un étudiant qui a été contacté pour lui demander d'améliorer son assiduité et qui a été averti des obligations de l'école en matière de rapports, ne se présente toujours pas conformément aux politiques de l'HTS, son parrainage lui sera retiré et il sera signalé à l'UKVI. Si un étudiant NCUK IFY se retire volontairement de son cours ou est retiré pour manque d'assiduité, l'équipe de soutien du centre NCUK en est informée par courrier électronique (registry@ncuk.ac.uk).